Privacyverklaring

laatste update 02/01/2024

1. Waarom deze privacyverklaring?

Sendtex hecht grote waarde aan de bescherming van uw privacy en persoonsgegevens. Wij gebruiken uw persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de Privacywet en andere relevante geldende wettelijke voorschriften. Iedere verwijzing in deze Privacyverklaring naar de Privacywet betekent een verwijzing naar de Wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. Iedere verwijzing naar de Verordening is een verwijzing naar de Verordening van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

Met deze Privacyverklaring wil Sendtex u wijzen op eventuele verwerkingshandelingen ten aanzien van deze gegevens en op uw rechten. Door gebruik te maken van onze applicatie/website voor het inschrijven op de nieuwsbrief, het invullen van het contactformulier, het opslaan van gegevens voor facturatiedoeleinden, het opmaken, versturen en opvolgen van e-mailcampagnes en het beheren van contactlijsten met e-mailadressen en eventuele optionele persoonsgegevens, verleent u expliciet uw toestemming met mogelijke verwerkingshandelingen door Sendtex.

Het is mogelijk dat deze Privacyverklaring in de toekomst onderhevig is aan aanpassingen en wijzigingen. Het is aan u om op regelmatige basis dit document te raadplegen. 

2. Wie verwerkt de persoonsgegevens?

Sendtex bv (Hierna: “Sendtex”)
Genkersteenweg 204
3500 Hasselt
België
Btw-nummer: BE 0887.868.120
E-mail: info@sendtex.com
Telefoon: +32 (0)11 54 23 12

3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Sendtex verbindt zich ertoe enkel de gegevens te verwerken die ter zake dienend zijn en noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij verzameld werden. Volgende categorieën van persoonsgegevens kunnen verwerkt worden door Sendtex:

Tijdens het bezoeken van de website:

• Identificatiegegevens betreffende het gebruik van de website
  (zoals maar niet beperkt tot een ge-anonimiseert IP-adres, browsertype, de webpagina die u bezocht, cookies (zie ook punt 5))

Bij gebruik van het contactformulier op de website: 

• Identificatiegegevens (Naam, Voornaam, E-mailadres, Telefoonnr)

Via inschrijving op de nieuwsbrief:

• Identificatiegegevens (Naam, Voornaam, E-mailadres)

Klanten en leveranciers:

• Identificatiegegevens (Naam, Voornaam, Bedrijfsnaam, Bedrijfsadres, E-mailadres, Telefoonnr, BTWnr )

Sollicitanten:

Zolang de procedure loopt:

• Identificatiegegevens
• Samenstelling van het gezin
• Vrijetijdsbesteding en interessen
• Gegevens omtrent opleiding en vorming
• Gegevens omtrent beroep en betrekking

4. Voor welke doeleinden worden mijn persoonsgegevens gebruikt?

Sendtex verzamelt persoonsgegevens om u een veilige, optimale en persoonlijke gebruikerservaring te bieden. De verzameling van persoonsgegevens wordt uitgebreider naarmate u intensiever gebruik maakt van de applicatie/website en onze online dienstverlening.

Gegevensverwerking is essentieel voor de werking van de applicatie/website en de daarbij horende diensten. De verwerking gebeurt uitsluitend voor volgende welbepaalde doeleinden:

• U toegang verschaffen tot uw gebruikersprofiel.
• Het aanbieden en verbeteren van een algemene en gepersonaliseerde dienstverlening; inclusief facturatiedoeleinden, aanbod van informatie, nieuwsbrieven en aanbiedingen die nuttig en/of noodzakelijk zijn voor u, de verkrijging en verwerking van gebruikersbeoordelingen en het verlenen van ondersteuning.
• Het aanbieden en verbeteren van de aangeleverde producten; persoonsgerichte en specifieke producten aan de hand van geleverde informatie en gegevens.
• De detectie van en bescherming tegen fraude, fouten en/of criminele gedragingen.
• Om prestaties op te volgen teneinde het product of de daarmee samenhangend diensten te evalueren en te optimaliseren. 
• Marketing doeleinden

Bij een bezoek aan de applicatie/website van Sendtex worden er enkele gegevens ingezameld voor statistische doeleinden. Dergelijke gegevens zijn noodzakelijk om het gebruik ervan te optimaliseren. Deze gegevens zijn: ge-anonimiseert IP-adres, uur en dag van consultatie, welke pagina’s er werden bezocht. Wanneer u de applicatie of website van Sendtex bezoekt, verklaart u zich akkoord met deze gegevensinzameling bestemd voor statische doeleinden zoals hierboven omschreven.

De Gebruiker verschaft steeds zelf de persoonsgegevens aan Sendtex en kan op die manier een zekere controle uitoefenen. Indien bepaalde gegevens onvolledig of ogenschijnlijk incorrect zijn, behoudt Sendtex zich het recht voor bepaalde verwachte handelingen tijdelijk of permanent uit te stellen.

De persoonsgegevens worden enkel verwerkt voor intern gebruik binnen Sendtex.

We kunnen u dan ook geruststellen dat persoonsgegevens niet verkocht, doorgegeven of meegedeeld worden aan derde partijen die aan ons verbonden zijn. Sendtex heeft alle mogelijke voorzorgen genomen om ongeoorloofde toegang en gebruik te vermijden.

5. Wij gebruiken ook cookies!

Tijdens een bezoek aan onze applicatie of website kunnen 'cookies' op uw harde schijf geplaatst worden om de applicatie/website beter af te stemmen op de behoeften van de terugkerende bezoeker. Niet-functionele cookies helpen ons om uw bezoek aan de applicatie/website te optimaliseren en om technische keuzes te herinneren.

Voor een verder begrip van de wijze waarop wij cookies gebruiken om uw persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken, verwijzen wij u graag door naar onze Cookieverklaring.

Als u de applicatie/website van Sendtex wil consulteren, is het aan te raden dat u cookies ingeschakeld hebt. Hoe u cookies daarentegen kan uitschakelen, staat eveneens te lezen in onze Cookieverklaring.

6. Wat zijn mijn rechten?

6.1. Garantie van een rechtmatige en veilige verwerking van de persoonsgegevens

Sendtex verwerkt uw persoonsgegevens steeds eerlijk en rechtmatig. Dit houdt volgende garanties in:

• Persoonsgegevens worden enkel conform de omschreven en gerechtvaardigde doeleinden van deze Privacyverklaring verwerkt.
• Persoonsgegevens worden enkel verwerkt voor zover dit toereikend, ter zake dienend en niet overmatig is.
• Persoonsgegevens worden maar bewaard zolang dit noodzakelijk is voor het verwezenlijken van de omschreven en gerechtvaardigde doeleinden in deze Privacyverklaring.

De nodige technische en beveiligingsmaatregelen werden genomen om de risico’s op onrechtmatige toegang tot of verwerking van de persoonsgegevens tot een minimum te reduceren. Bij inbraak in haar informaticasystemen zal Sendtex onmiddellijk alle mogelijke maatregelen nemen om de schade tot een minimum te beperken.

6.2. Recht op inzage/rectificatie/wissen van uw persoonsgegevens

Bij bewijs van uw identiteit als Gebruiker, beschikt u over een recht om van Sendtex uitsluitsel te krijgen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens. Wanneer Sendtex uw gegevens verwerkt, heeft u bovendien het recht om inzage te verkrijgen in de verzamelde persoonsgegevens. Indien u wenst uw recht op inzage te gebruiken, zal Sendtex hieraan gevolg geven binnen één (1) maand na het ontvangen van de aanvraag. De aanvraag gebeurt via aangetekende zending of via het versturen van een e-mail naar info@sendtex.com

Onnauwkeurige of onvolledige persoonsgegevens kunnen steeds verbeterd worden. Het is aan de Gebruiker om in de eerste plaats zelf onnauwkeurigheden en onvolledigheden aan te passen. U kan uw recht op verbetering uitoefenen door een aanvullende verklaring te verstrekken aan Sendtex. Sendtex zal hieraan gevolg geven binnen één (1) maand na het ontvangen van de aanvullende verklaring.

U heeft bovendien het recht om zonder onredelijke vertraging uw persoonsgegevens door ons te laten wissen. U kan slechts beroep doen op dit recht om vergeten te worden in de hiernavolgende gevallen:

• Wanneer de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij oorspronkelijk werden verzameld;
• Wanneer de persoonsgegevens verzameld werden op basis van verkregen toestemming en geen andere rechtsgrond bestaat voor de verwerking;
• Wanneer bezwaar wordt gemaakt tegen de verwerking en geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking bestaan;
• Wanneer de persoonsgegevens onrechtmatig werden verwerkt;
• Wanneer de persoonsgegevens gewist moeten worden overeenkomstig een wettelijke verplichting.

Sendtex beoordeelt de aanwezigheid van een van de voornoemde gevallen.

In de Sendtex applicatie heeft u ook de mogelijkheid om volledig autonoom uw account en alle gerelateerde e-mailmarketing gegevens hierin te verwijderen. Zodra u gebruikt maakt van deze functie en de verwijdering bevestigd is dit ook onomkeerbaar en zullen zowel al uw persoonlijke account gegevens alsook die van uw e-maillijsten, e-mail inhouden en alle statistieken definitief uit de Sendtex databanken verwijderd worden.

6.3. Recht op beperking van/bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens

Gebruiker heeft het recht om een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen:

• Gedurende de periode die Sendtex nodig heeft om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren, in geval van betwisting;
• Wanneer de gegevensverwerking onrechtmatig is en Gebruiker verzoekt tot een beperking van de verwerking in plaats van het wissen van de persoonsgegevens;
• Wanneer Sendtex de persoonsgegevens van de Gebruiker niet meer nodig heeft voor de verwerkingsdoeleinden en Gebruiker de persoonsgegevens nodig heeft inzake een rechtsvordering;
• Gedurende de periode die Sendtex nodig heeft om de aanwezigheid van de gronden voor het wissen van persoonsgegevens te beoordelen.

Gebruiker heeft bovendien te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens. Sendtex staakt hierna de verwerking van uw persoonsgegevens, tenzij Sendtex dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens kan aanvoeren die zwaarder wegen dan het recht van de Gebruiker op bezwaar. 

Indien Gebruiker wenst om deze rechten uit te oefenen, zal Sendtex hieraan gevolg geven binnen één (1) maand na het ontvangen van de aanvraag. Om uw rechten uit te oefenen, en om elke ongeoorloofde openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen, dient u ons een bewijs van uw identiteit te verschaffen. Wij vragen u dan ook om bij voorkeur een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw aanvraag. De aanvraag gebeurt via aangetekende zending of via een e-mail naar info@sendtex.com

6.4. Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Gebruiker heeft het recht om de aan Sendtex verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen. Daarnaast heeft Gebruiker het recht om deze persoonsgegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke wanneer de verwerking van de persoonsgegevens uitsluitend rust op de verkregen toestemming van de Gebruiker.

Indien Gebruiker wenst om dit recht uit te oefenen, zal Sendtex hieraan gevolg geven binnen één (1) maand na het ontvangen van de aanvraag. De aanvraag gebeurt via aangetekende zending of via een e-mail naar info@sendtex.com

6.5. Recht op het intrekken van mijn toestemming/recht om klacht in te dienen

Gebruiker heeft te allen tijde het recht om zijn toestemming in te trekken. Het intrekken van de toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan, onverlet. Daarnaast heeft Gebruiker het recht om klacht in te dienen betreffende de verwerking van zijn persoonsgegevens door Sendtex. Wanneer u dit nodig acht, kan u zich eveneens richten tot of een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (contact@apd-gba.be). De Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) is een onafhankelijk orgaan dat erop toeziet dat de grondbeginselen van de bescherming van de persoonsgegevens correct worden nageleefd. De Gegevensbeschermingsautoriteit werd opgericht door de Belgische Federale Kamer van volksvertegenwoordigers bij Wet van 3 december 2017 tot oprichting van de Gegevensbeschermingsautoriteit en is de opvolger van de voormalige Privacycommissie.

7. Bewaartermijnen

Sendtex bewaart en verwerkt persoonsgegevens zolang dit noodzakelijk is voor het verwezenlijken van de omschreven en gerechtvaardigde doeleinden in deze Privacyverklaring. 

Deze bewaartermijn kan per doel verschillen (beperkt toegankelijk) en kan zijn oorzaak vinden om zo wettelijke verplichtingen na te komen zoals, maar niet gelimiteerd tot, fiscaliteit of juridische noodzaak.

7. E-maillijsten

Zodra u e-maillijsten of e-mailadressen oplaadt in de de applicatie van Sendtex of via een custom API-connectie, heeft Sendtex toegang tot de informatie in deze lijsten, zoals (maar niet beperkt tot) e-mail adres, ip-adres, voornaam, achternaam en mogelijke, door de gebruiker zelf gedefinieerde, variabele velden. Deze toegang is enkel nodig en zal enkel gebruikt worden om de functionaliteiten van het platform te laten werken.

Deze e-mail lijsten worden opgeslagen in de Sendtex applicatie op beveiligde EU-based servers. Wij zullen nooit, onder welke omstandigheden dan ook, contact opnemen met mensen op deze contactlijsten of deze contactlijsten delen, verkopen of gebruiken voor andere doeleinden tenzij dit opgelegd wordt door de wet. Verder hebben enkel een select en gedocumenteerd aantal mensen de mogelijkheid, toegang te verkrijgen tot deze gegevens. U als gebruiker bent eveneens in staat om alle velden vrijblijvend als "encrypted" te definiëren, waardoor deze ook encrypted in de databank worden opgeslagen alsook encrypted worden uitgewisseld over een SSL-beveiligde verbinding.

Onze e-mail sending servers worden internationaal gehost. Indien gewenst kunnen wij op aanvraag ook al uw e-mails uitsturen via enkel EU-servers. Voor meer info, contacteer hiervoor ons customer support team.